Зачем нужна автоматизация юридическим микрофирмам? Интервью Дмитрия Гонаго — основателя фирмы «УМНОЕ ПРАВО»

Дмитрий Гонаго 10 лет назад основал в Омске фирму «УМНОЕ ПРАВО». Компания специализируется на судебном представительстве в гражданских и арбитражных спорах. В фирме работает четверо юристов, которые своим примером, разрушают миф, что системы управления юридической практикой нужны только большим игрокам.

 Антон Солдатов (Jeffit): Дмитрий, вспомните, пожалуйста, что подтолкнуло вас искать какую-то систему для фирмы?

 Дмитрий Гонаго: Надо было упорядочить как-то дела и искать оперативно информацию. Одно дело, когда ты работаешь по старинке, как мы это делали в экселевских таблицах на своем ПК, и совсем другое — получать судебные заседания себе в телефон, в календарь. Вначале, три года назад, было сотрудничество с Projectmate где-то около года. Но как-то не пошло, не столь понятен интерфейс, тяжеловато было. Мы решили искать замену. Смотрели разные варианты, два года назад остановились на Jeffit. С вами как-то все быстрее делается. С телефона можно зайти заметки в карточку клиента внести, например. А время – деньги.

 AC: Все-таки, почему, например, табличка в Google опубликованная для коллег уже не подходила?

 ДГ: Прежде всего это рост количества дел. Появилась процедура банкротства физлиц, которую надо было выделить в отдельную практику. Дела по банкротству длиннее, больше материалов в деле, к которым нужно возвращаться. Ну и синхронизация с арбитражным судом. Конечно, можно отслеживать каждую ссылку, заходя на сайт. А здесь все в одном месте. Естественно, это удобнее.

 AC: Организовали дела, подгружаете заседания из КАД. Есть еще польза от системы?

 ДГ: Лично для меня важно, что мы ведем всю хронологию взаимодействия с клиентами. Например, звонок с потенциальным клиентом и нам нужно довести его до офиса. Когда сотрудник прозванивает, мы ставим отметку, когда и что клиент говорил. Многие клиенты поражаются: вы даже этот момент помните, что я тогда говорил? Т.е. вся история клиента видна. Даже сегодня мы благодаря системе нашли клиента, который был у нас записан, но не пришел. Кинулись ему звонить и поняли, что когда его регистрировали, забыли внести номер телефона. Расстроились.. Думаем: ну что, потеряли контакт, поскольку с того времени было огромное количество входящих звонков. Но день и время, когда карточку завели, был зафиксировано. Поэтому посмотрели по реестру звонков примерное время и сразу же попали именно на нужного клиента.

 AC: За те 2 года как вы пользуетесь системой компания в целом как изменилась?

 ДГ: В целом, конечно, объем работы увеличился. Поток дел вырос где-то процентов на двадцать пять — тридцать. В этой связи, я каждый день подумываю, что надо расширяться. Но благодаря Jeffit, мы видим дела коллег и можем друг друга подстраховывать. Видим кто у нас в суде, кто в офисе, и это нам сильно помогает. Тяжело, но пока справляемся. Держимся прежним проверенным и дружным коллективом. Если бы мы работали по старинке — я бы расширил штат минимум еще на одного.

 AC: Ведете ли вы аналитику по потраченному времени?

 ДГ: Нет. В данный момент время в системе не ведем. Я понимаю, что нужно заставить себя и разобраться в этом.  Просто даже для интереса вести сколько я трачу своего драгоценного времени на те или иные задачи. Банально не доходят руки.

AC: Тут вопрос в мотивации. Например, многим отчет нужен для возмещения судебных расходов. Чтобы обосновать стоимость услуг. И если учитывать время, то такой отчет формируется за секунду.

ДГ: Хорошо. А система эти часы в деньги пересчитает? То есть можно завести 15-минутную беседу с клиентом и можем сразу оценить сколько это было в рублях. Потом жмем кнопку в конце месяца и получаем, что мы за месяц потратили в деньгах столько-то. Верно?

AC: Да, оценка себестоимости проектов — как раз вторая причина. Чтобы понимать какие проекты приносят прибыль, а какие в ноль или минус. По ощущениям сложно понять, сколько ты времени потратил на такое-то дело. Тем более, когда дело растянуто на месяцы, а ты пытаешься оценить уже в конце.

ДГ:  Кстати, да. Недавняя история: К нам на днях обратился давнишний клиент и стал требовать деньги обратно. Причем за услугу оказанную ему год назад. Я поднял статистику звонков и даже сам удивился. Получилось, что от него за три месяца нашей работы было 46 входящих звонков длительностью от 7 до 40 минут каждый. Мы столько времени потратили! И это только на разговоры! Очевидно, что цена этих затрат не покроет и дело для нас итак получилось убыточное, а с нас еще клиент денег решил потребовать.

AC: А почасовую оплату практикуете?

ДГ: Нет, у нас Омск этого не поймет. К сожалению, люди не видят работу юристов. Я все чаще я слышу от коллег, что они избегают почасовую оплату. Даже Москва начинает отходить от “почасовки”. Иначе клиенту необходимо будет объяснять почему он будет платить именно так, и почему стоимость моего времени не меньше. К тому же, люди стали более осторожны. Например, в интернете прочитают, что с такой оплатой им юристы смогут выкатить сумасшедшую стоимость и тем самым, посчитают нас аферистами… Конечно, «почасовка» гораздо выгоднее фирме, но увы и ах… Всех денег не заработаешь, а положительную репутацию заработанную годами можно потерять мгновенно.

AC: Вы сказали «люди не видят работу юристов». Я на днях общался с адвокатами в Краснодаре, которые тоже пользуются Jeffit. Как и вы работают по фиксированным ценам, но всем клиентам отправляют отчеты с почасовой детализацией. Чтобы люди видели, доверяли, меньше вопросов по поводу стоимости возникало. У них это хорошо работает.

ДГ: Очень интересно. До сегодняшнего момента не задумывался о том, что можно нашим клиентам демонстрировать детализацию услуг. Теперь понимаю, что нам и клиенту будет это интересно. Вот и появилась у меня мотивация найти время чтобы разобраться и перестроиться на новые рельсы!