Когда мы говорим "автоматизация юридических процессов", то в основном имеем в виду возможность передачи важной части ваших процессов в управлении фирмой стороннему сервису или программе, а также способ настроить их работать по нужному вам алгоритму. К сожалению это монотонный процесс, который завязан на мотивации людей запускающих его. Он включает множество итераций, и как следствие, получается довольно растянут во времени.
Обычно первое за что берутся при автоматизации — это поиск документов, распределение задач, фиксация рабочего времени, настройка судебной работы и предпродажное взаимодействие с клиентами. Правильная автоматизация позволяет информировать клиентов о том, что происходит в их делах и сделать работу более распределённой.
Далее мы перечислим какие именно процессы поменяются в вашей компании.
Подход к проектной работе
Использование системы управления проектами позволяет небольшой юридической фирме эффективно контролировать ход проектов, определять ответственность за выполнение работ, следить за прогрессом и сроками, управлять исходящей корреспонденцией и т.д.
Проектная работа помогает управлять типичными юридическими проектами, такими как M&A-сделки, договорные правоотношения, судебные разбирательства, правовые экспертизы и другие. Кроме того, она может быть настроена для работы на более специфический тип, как, например, сделки с интеллектуальной собственностью или консалтинг.
Систематизация рабочих процессов позволяет уменьшить время, затрачиваемое на проекты, упростить ведение документации и обмен информацией, повысить прозрачность и ответственность в организации. Все данные о проекте, коммуникациях и других рабочих процессах находятся в одном месте, что позволяет легко отслеживать прогресс выполнения задач.
Учет рабочего времени
Учет времени юристов – это важный компонент, позволяющий контролировать затраты на проекты и оптимизировать ценовую политику. Он также позволяет выполнить следующие задачи:
- Готовить отчеты о проделанной работе и финансовые документы для клиента. Учет времени помогает наблюдать за выполненной работой юристов и готовить документы для клиентов, которые показывают сколько времени было потрачено на конкретный проект и сколько он стоит.
- Оценивать себестоимость проектов и оптимизировать ценовую политику. Помогает определить реальную стоимость проектов, а также себестоимость их выполнения. Это дает возможность оптимизировать ценовую политику компании.
- Контролировать и оценивать работу сотрудников, рассчитывать премии. Учет времени позволяет контролировать и оценивать эффективность работы сотрудников. Это позволяет сделать обоснованный расчет при присвоении премий за выполненную работу.
Здесь мы собрали наши советы как мотивировать юристов вести учет времени.
Отчитывайтесь по проекту с мобильного телефона
Важной частью учета времени является возможность формирования отчетов для возмещения судебных издержек на представителя. Данные отчеты о судебных издержках и временных затратах на проектах могут быть представлены в суде. Они помогают доказать необходимость и обоснованность использования юридических услуг и снижать затраты на судебные издержки.
Формирование счетов из отчетов
Биллинг позволяет автоматически выставлять счета на основе фиксированного объема работы. Это достигается путем написания шаблонов счетов и автоматического заполнения необходимых данных, таких как название проекта, сроки выполнения работы, информация о клиенте и стоимость услуг. Кроме того, система биллинга также позволяет отправлять уведомления клиентам о выставленных счетах. Это значительно ускоряет процесс биллинга, так как клиенты могут быстро узнать о своих счетах и оплатить их по мере необходимости.
Одним из основных преимуществ автоматизации выставления счетов является устранение ручного труда, который может привести к ошибкам в счетах. Например, ошибки могут возникнуть из-за неправильных расчетов, не указанной стоимости, данных, введенных неправильно, и т. д. Автоматизация выставления счетов позволяет сократить вероятность таких ошибок до минимума и улучшить качество работы фирмы.
Контроль бюджета
Процесс контроля задолженности клиентов и сократить число поздних платежей, что в свою очередь повышает эффективность работы фирмы и улучшает ее финансовое состояние.
Система отслеживания задолженности предоставляет функциональность для автоматической отправки уведомлений о задолженности клиентам, которые не оплатили свои счета в срок. В этом же уведомлении можно указать новый срок оплаты и те средства, которые будут использованы для взыскания задолженности, если платеж не будет произведен в срок. Это позволяет клиентам получать свои счета своевременно и соответствующим образом реагировать на уведомления об обязательствах.
Руководителю практики приходит уведомление, если бюджет проекта заканчивается.
Большим преимуществом использования системы отслеживания задолженности является прозрачность и доступность информации. Клиенты могут получить доступ к информации о своих задолженностях в любой момент, не зависимо от местоположения и времени. Это значительно упрощает процесс решения проблем, связанных с платежами, и повышает доверие клиентов к работе юридической компании.
Мониторинг трудозатрат
Использование системы мониторинга трудозатрат играет решающую роль в автоматизации юридических процессов, потраченного на каждый проект, путем отслеживания времени, затрачиваемого на выполнение различных задач, и контроля временных затрат. Пример использования такой системы может быть связан с анализом сроков выполнения проекта по структурированию международных контрактов или при работе над сложными судебными процессами, где требуется постоянный мониторинг выполнения важных этапов.
Благодаря этому, юристы могут точнее следить за выполнением каждой из поставленных задач и обеспечить своевременное информирование клиентов о возможном превышении стоимости услуг. Применение системы мониторинга трудозатрат существенно повышает эффективность работы юристов благодаря более рациональному использованию ресурсов и снижению временных и финансовых затрат на выполнение задач. Например в этой статье мы демонстрируем как сотрудник может отчитывать по задаче с плановыми трудозатратами в своем расписании. Это также помогает руководителям лучше осознавать объем и состояние проектов, что обеспечивает принятие оперативных и максимально точных управленческих решений, что, в свою очередь, гарантирует высокий уровень производительности команды.
Кроме того, использование системы мониторинга трудозатрат обеспечивает преимущество в виде более точного прогнозирования времени, необходимого для выполнения различных работ, таких как консультации, изучение документов и подготовка письменных заключений. Системы мониторинга позволяют оценить ресурсы, обеспечивая точность планирования проектов и снижая риск ошибок в расчетах, что, безусловно, свидетельствует о высоком профессионализме юридической компании и поднимает уровень доверия со стороны клиентов.
Контроль сроков
Контроль сроков сокращает время и затраты на проекты, повышает качество услуг, улучшает взаимодействие с клиентами, упрощает ведение документации, повышает прозрачность и ответственность внутри компании, а также улучшает ее конкурентоспособность на рынке. Для небольших юридических фирм и адвокатов контроль сроков может стать ключевым инструментом для роста бизнеса и выхода на новый уровень.
Для осуществления контроля сроков, необходимо провести анализ проблем и выявить необходимые этапы в оказании услуг. Важно установить оптимальные сроки выполнения задач, а также контролировать выполнение сотрудниками этих сроков. Настройка контроля сроков также включает в себя определение минимального уровня качества оказываемых услуг, создание единой методологии выполнения проектов, установление правил взаимодействия с клиентами и поставщиками и другие ключевые аспекты.
Система уведомляет вас о нарушении сроков задач и дедлайнов в проектах.
Использование базы знаний компании
Использование единой базы знаний компании позволяет юристам быстрее находить необходимые документы, уменьшать затраты на распечатку, копирование и хранение физических копий документов, а также облегчать процесс обмена информацией. База знаний может содержать полный архив документов, правовых статей, договоров и их версионность. Сюда также относятся шаблоны документов, например, для сокращения времени, затрачиваемого на составление новых договоров и соглашений.
Использование базы знаний компании часто осуществляется посредством специализированного программного обеспечения эти инструменты позволяют легко загружать, хранить и обновлять документы, а также давать доступ к ним соответствующим сотрудникам и клиентам.
Повышение уровня сервиса
В рамках SLA, фирма устанавливает стандарты качества и уровень обслуживания, которые клиент может ожидать при работе с юридической фирмой. Процесс установления уровня сервиса начинается с понимания потребностей клиентов и условий, в которых юридическая фирма будет оказывать свои услуги. Фирма должна определить те моменты, которые клиенты считают наиболее важными для успешного завершения проекта и установить параметры, которые гарантируют выполнение данных критериев.
Примерами уровней сервиса могут быть:
- Сроки выполнения задач и проектов. Юридическая фирма может определить сроки выполнения задач, и обязаться выполнять их в указанные временные рамки. Например, обещать выполнить задачу не позднее 7 рабочих дней после получения от клиента всех необходимых документов.
- Коммуникация и ответы на запросы клиентов. Фирма может обязаться обеспечивать быстрый и эффективный ответ на запросы и вопросы клиентов в течение определенного времени. Например, обещать ответить на запросы клиента в течение 24 часов.
- Уровень квалификации юристов. Юридическая фирма может определить уровень квалификации своих юристов и обязаться выполнять задачи на определенном уровне профессионализма. Например, гарантировать наличие юристов с опытом работы не менее 5 лет в команде.
Для ускорения планирования и стандартизации процессов, используются шаблоны последовательностей задач.
Интеграция с судебными процессами
Юридический сервис ГАС РФ «Правосудие» является одним из самых популярных и функциональных инструментов для юристов без которого уже сложно представить работу сегодня. Мониторинг в ручном режиме сильно усложняет оперативное взаимодействие с делами. Мы автоматически загружаем информацию о судебном процессе и судебных заседаниях по арбитражным делам из kad.arbitr.ru или сайтом судов общей юрисдикции (СОЮ). Существует два режима интеграции:
- Синхронизация в выбранном деле.
- Отслеживание новых судебных дел по ИНН организации.
Помимо этого, доступны интеграции на наличие негативных событий в Контур.Фокус и исполнительных производств ФССП.
Интеграция с Каталогом арбитражных дел.
Облачные технологии
Использование облачных систем позволяет избежать дополнительных затрат на покупку, установку и обслуживание серверного оборудования и софта.
Одно из главных преимуществ использования облачных систем – это масштабируемость. Юридическая фирма может быстро масштабироваться, добавляя новых сотрудников или увеличивая объемы хранения данных, и при этом не тратить время и деньги на установку нового оборудования. Облачные системы предоставляют возможность адаптации к изменяющимся потребностям клиентов и компаний. Вот статья, где мы собрали 5 актуальных советов как помочь распределенным командам.
Также одним из значительных преимуществ использования облачных систем является высокий уровень безопасности данных. Специализированные облачные сервисы предоставляют функции шифрования и обеспечения защиты данных, которые намного более надежны, чем на серверах, работающих на месте. Это позволяет сохранять информацию о клиентах и проектах в безопасном месте и избежать утечек конфиденциальной информации.
Единая лента коммуникаций с клиентами
Использование личного кабинета клиентов является необходимым компонентом для обеспечения оптимального уровня обслуживания своих клиентов. Система позволяет юридической фирме не только регистрировать обращения клиентов и делиться документами, а также следить за текущим статусом всех заявок и запросов.
Все заявки и обращения клиентов упорядочиваются и регистрируются в тех делах, по которым идет работа, что дает возможность быстро находить необходимую информацию об их выполнении.
При совместной работе над проектом Клиент может использовать чат для коммуникации с исполнителями. Весь обмен сообщениями сохраняется в карточке проекта и доступен для команды. Также, клиент может передавать необходимые файлы команде проекта и ознакомиться с документами, которые ему предоставили юристы. Это позволяет обеспечить эффективное взаимодействие между Клиентом и командой проекта, обмен информацией и обеспечивает доступность необходимых документов.
Переписка ведется в карточке проекта и доступна проектной команде
Подключение маркетинга
Для апгрейда информации о клиентах в стадии presale используем следующие дополнительные возможности. Одно из них - сегментация клиентов по видам услуг, например: абонентское обслуживание, почасовые консультации, представительство в арбитраже и проекты с фиксированной ценой. Также можно разделить клиентов по источникам привлечения.
Другой вариант - настройка собственных воронок для сделок, в которых можно управлять жизненными циклами сделок разного типа и создавать свои последовательности этапов продаж. Таким образом, можно более эффективно работать со своими потенциальными и текущими клиентами и повысить эффективность маркетинговой стратегии в юридическом бизнесе.
Создавайте свои последовательности этапов продаж и продвигайте их по "воронке".
В качестве резюме
Мы проектировали Jeffit отталкиваясь от «пожеланий» сотен юрфирм, таким образом, чтобы собранный функционал был не только самым востребованным, но и действительно оптимальным, а именно: прокачивали биллинг, учет времени, управление проектами клиентов, электронный документооборот, CRM, задачи, жизненный цикл сделки, ведение встреч и юридических дел клиентов. Такой подход позволяет комплексно взглянуть на проблематику и пути решения.
| Проблема молодой фирмы | Что делать | |
| Отсутствие планирования бюджета и отслеживания финансовых показателей | Контроль бюджета, мониторинг трудозатрат | |
| Неэффективное распределение нагрузки среди всех сотрудников | Взвешенный подход к проектной работе | |
| Отсутствие диверсификации предлагаемых услуг | Использование базы знаний компании | |
| Неструктурированное управление временем | Контроль сроков, эффективная загрузка юристов | |
| Много ручных процессов и дублирования функций | Интеграция с судебными процессами, формирования счетов из отчетов | |
| Нет удаленных сотрудников, Бизнес не растет | Облачные технологии | |
| Отсутствие маркетинговой стратегии, не в курсе положения дел клиента | Единая лента коммуникаций с клиентами, маркетинговые опции | |
| Отсутствие специализации фирмы | Использование базы знаний компании | |
| Отсутствие контроля качества выполняемых работ | Повышение уровня сервиса |