Руководство по автоматизации юридической фирмы

Технологии искусственного интеллекта (ИИ) для юристов - горячая тема последние пару лет. Эти технологии имеют большой потенциал в выполнении юридических задач. Автоматическая категоризация и поиск закономерностей в больших массивах данных (например, анализ массива сделок и взаиморасчетов в сложном банкротстве), самообучающиеся контракты (когда возникающие инциденты в заключенных сделках, автоматически корректируют шаблон контракта для будущих сделок), роботизированные юридические консультации – это основные направления, вокруг которых сейчас ведутся основные исследования и разработки.
Данная отрасль в начале своего пути, рождаются и умирают первые продукты, пока малодоступные для российского рынка. При этом, полно инструментов, которые уже сейчас могут повысить эффективность юриста и дать конкурентное преимущество вашей фирме, но при этом они, либо не используются совсем, либо используются настолько слабо, что не дают необходимого эффекта. Цель данного руководства – помочь разобраться руководителям юридических фирм и адвокатских образований в каких направлениях автоматизации им стоит прикладывать усилия уже сейчас, и каких результатов от этого стоит ожидать.

Базовые навыки

Начнем с самого верного ИТ-спутника юристов - Microsoft Word.
Представьте, что вы готовите для вашего клиента контракт, и вам нужно добавить еще одно условие между пунктами 2.2.1. и 2.2.2. После того как вы это сделаете, будете ли вы вручную перенумеровывать всю секцию 2.2? Или вы всегда корректно используете функцию Word автоматической нумерации?
Предположим, что вы один из немногих, кто всегда использует автонумерацию в контрактах и делает это правильно. Какова вероятность, что тоже самое можно сказать обо всех ваших сотрудниках? Исследования показывают, что многие юристы на выполнение простых задач с использованием Word и Excel тратят в четыре раза больше времени, чем продвинутые пользователи.
Если кто-то из ваших сотрудников не освоил работу с редакторами документов на уровне профессионала – ваша компания теряет деньги. Учитывая то, что юристы проводят с этими инструментами существенную часть своего времени, эти потери достойны того, чтобы с ними бороться.

Работа с типовыми документами

Автоматизированное создание типовых документов не только значительно сокращает время на их подготовку, но и уменьшает вероятность ошибок. Инструменты автоматизации в этой области делятся на три группы: шаблоны, конструкторы документов и комплексные решения в рамках систем учета.

Шаблоны

Практически все распространенные приложения-редакторы содержат в себе функцию шаблонов. При этом полезно исходный (типовой) текст документа защищать от редактирования и при создании нового документа разрешать вносить данные только в заранее размеченные области. К сожалению, мозг людей так устроен, что они, зная о существовании шаблонов, выбирают вместо этого самый простой способ - взять старый похожий документ, сделанный для другой организации/в другом проекте и внести в него правки. Это плохая практика, приводящая к ошибкам, к случайному раскрытию информации о ваших клиентах, и снижению репутации вашей фирмы в глазах клиента, который получит соответствующий документ.

Конструкторы

Конструкторы документов, делают подготовку итогового документа более интуитивной и доступной. Пользователю при создании нового документа задается серия вопросов, причем последующие вопросы будут зависеть от ответов на предыдущие. Алгоритм на основании полученных ответов собирает из разных типовых шаблонных блоков итоговый документ. Этот инструмент отлично подходит для типовых документов со сложной логикой и массовым использованием. На российском рынке наиболее распространены конструкторы FreshDoc и ТурбоКонтракт.

Интеграция с системами учета

При подготовке документа, часть информации можно не заполнять руками, а взять из ваших систем учета. Реквизиты организации, контакты клиента или сотрудника, номер доверенности, дела или договора, участники судебного дела, сумма контракта - все это, скорей всего, вы уже внесли в ту или иную систему учета (часто это Excel файл). Интеграция шаблонов с вашими реестрами - это еще один шаг к сокращению времени на подготовку документа. И многие специализированные системы учета юридических дел (о них мы подробнее поговорим в следующем разделе) передают данные в ваши шаблоны автоматически. Например, в Jeffit вы можете загрузить свой шаблон искового заявления или соглашения об оказании юридических услуг, подготовленный в Word, и затем из карточки дела или из карточки договора в пару кликов сформировать полностью заполненный документ.

Управление делами

Управление юридическими делами - один из ключевых элементов ИТ системы любой юридической практики. Даже если вы пока не используете специализированное приложение по учету дел, скорей всего у вас есть структура файловых папок, в разрезе клиентов и дел, где вы ведете архив документов по каждому делу.

Основные ценности, которые дает автоматизированная система управления делами:

✅ Архив: снижается вероятность, что какая-либо деталь по делу будет забыта/упущена. Учитывая, что юридические дела могут тянуться несколько лет, и стоимость ошибки может быть высока, иметь качественный архив для юридической практики - критичная задача.

✅ Поиск: чем менее структурирована информация по делу, тем сложнее ее найти. А если информация по проекту не сводится в одну систему и хранится в нескольких источниках(email, чат в whatsapp, заметки в ежедневнике, файловая папка, КАД), то время на поиск вырастет кратно, как и вероятность ошибиться и, например, использовать устаревшую версию документа.

✅ База знаний: основная ценность, которую получает клиент от юридической фирмы - экспертиза ее сотрудников. Чем эффективнее у вас организован процессы накопления знаний, развития сотрудников, предоставления доступа к знаниям - тем вы сильнее. Система управления делами является основой для развития базы знаний.

✅ Фундамент для совместной работы: обсуждения, задачи, планирование, контроль - все эти вещи в юридической практике проходят в контексте дел. Если инструменты совместной работы оторваны от системы учета дел - сотрудники тратят дополнительное время на переключение между инструментами, на поиск нужной информации по делу/клиенту для выполнения задачи.

Выбор системы управления делами

Мы в Jeffit регулярно общаемся с нашими потенциальными и действующими клиентами на тему того, как они выбирают систему, и на основании этого опыта я могу выделить следующие ключевые неценовые параметры на которые стоит обращать внимание:

1. Простота настройки и использования. Вы вряд ли хотите нанимать в вашу компанию отдельного человека, который бы занимался настройкой и сопровождением специализированной системы. Это не только расходы, но и зависимость компании от конкретного узкого специалиста. Для юристов, работа с системой тоже не должна создавать заметных затруднений, иначе это немедленно скажется на полноте и качестве информации - люди будут избегать работа с системой насколько это возможно.
2. Мобильный доступ. Даже если вы строго следите за балансом работы и личной жизни, наверняка вам иногда приходится просматривать почту с телефона. Мобильный доступ к рабочей информации стал нормой. Система управления делами должна дать возможность просмотреть материалы дела в телефоне, внести в него заметки или прикрепить фото документа. Это не обязательно должно быть сделано в виде отдельного скачиваемого приложения, многие современные системы, включая Jeffit, поддерживают полноценную работу с браузеров мобильных телефонов.
3. Специализация. Вышеупомянутая простота достигается в том числе за счет специализации продукта на юридической профессии. Наверняка, вы захотите отражать в делах специфику споров, помимо личных календарей юристов вам понадобится общий на фирму календарь судебных мероприятий, с помощью интеграций с КАД, ЕГРЮЛ, ФССП вам станет легче вносить информацию в систему. Акты выполненных работ должны учитывать специфику адвокатских образований. Спецификой юридической отрасли также является повышенная конфиденциальность. Например, о том, что фирма работает с таким-то клиентом должен знать ограниченный перечень сотрудников. Далеко не все универсальные системы позволят вам точечно указать сотрудников которым доступен профиль такого-то клиента.
4. Будущее. Допустим, ваша текущая боль - это привести дела в порядок и вам в первую очередь важен учет. Но после того как вы эту задачу закроете другие потребности выйдут на первый план. Хочу личный кабинет для клиентов, хочу чтобы юристы выставляли счета прямо из проектов и видели статус оплаты, хочу учитывать время и расходы по делам, анализировать маржинальность, хочу... Предлагает ли система больше чем ведение дел? Насколько ее текущие возможности пересекаются с вашими менее острыми, но важными потребностями? Как активно и в какую сторону развивается приложение?

Учет времени и отчеты клиентам

С одной стороны, клиенты обращающиеся за юридической помощью хотят предсказуемости расходов и настаивают на фиксированной цене. С другой - в работе юриста довольно много неопределенности, особенно если услуга предполагает взаимодействие с государственными структурами будь то судебный спор или регистрация прав на недвижимость. Компромиссный вариант - микс фиксированной цены и почасовой оплаты за перерасход в случае сработавших рисков. Т.е. клиенту озвучивается фиксированная цена за наиболее вероятный сценарий, который оплачивает клиент, но при этом проговариваются и фиксируются условия почасовой оплаты если ситуация потребует дополнительных работ от юриста. В таких ситуациях наличие детального и достоверного отчета клиенту о проделанных работах критично. Во-первых, это кардинально упрощает обоснование итоговой цены, во-вторых, вы накапливаете данные, которые вам позволят более точно в дальнейшем оценить фиксированную цену услуги для усредненного сценария. По этой модели работает существенное количество фирм, использующих Jeffit. Но и те адвокаты, которые работают исключительно с фиксированной ценой, предпочитают предоставлять своим клиентам детальные отчеты.

Принципы выбора инструмента для учета времени схожи с системой управления делами:

• Удобство. Учет времени это довольно неприятная обязанность для сотрудников, особенно если они до этого не вели учет. Чем проще и удобнее будет юристу отчитаться о потраченном времени - тем легче вам наладить этот процесс в компании. Например, Jeffit автоматически загружает судебные заседания из КАД, и для того чтобы юристу отчитаться об участии в заседании, достаточно будет сделать пару кликов. Дело, клиент, длительность и описание работы будут заполнены автоматически.
• Доступность. Быстро ввести время в телефоне, там же сформировать отчет и переслать его клиенту, без необходимости включать ноутбук - это та степень свободы, которая становится нормой. Закладывайте это требование в ваши инструменты, если вы планируете привлекать на работу хороших специалистов, требовательных к рабочей среде.
• Специализация. Как правило, у юристов в записях отчетах указываются подробные комментарии в несколько предложений. Иногда в одном отчете отражается работа сразу по нескольким делам. Универсальные системы ведения тайм-трекинга не всегда это учитывают, т.к. изначально ориентировались на другие отрасли.

Биллинг

Статистика по юридическим услугам в США — 15% всех часов, выставленных клиентам остаются не оплаченными. Аналогичных исследований в России к сожалению не проводилось, но мы неоднократно сталкивались с историями, когда перегруженный адвокат забывал выставить клиенту в счет одно из заседаний, и упущенная выгода была сопоставима с годовой стоимостью Jeffit для всей его фирмы. Именно поэтому, мы добавили в систему напоминания, если по прошедшим мероприятиям забыли отчитаться и внести их в соответствующие счета.
Биллинговые системы для юрфирм позволяют выставлять корректные счета непосредственно самим юристам ведущим дела, минуя финансового ассистента/бухгалтера, которые как любое промежуточное звено замедляют процесс.

Также существенно облегчается процесс контроля клиентской задолженности и взаимодействия с клиентами. Т.к. сотрудник ведущий соответствующий проект видит в карточке дела и статус оплаты, и с какими работами был связан соответствующий счет.
А если ваша система премирования сотрудников как-то опирается на количество оплаченной клиентом работы, связь записей о времени со счетами позволяет вам без особых усилий получить необходимую аналитику.
Категории систем, позволяющих выставить счет клиенту и вести соответствующий реестр:

1. Бухгалтерские системы (1С, Эльба, Точка и т.д.). Удобны и знакомы для бухгалтерии, неудобны для юристов. Основной недостаток - нет связки с проектами и учетом времени.
2. Универсальные системы учета времени и биллинга (Zoho Invoice, например). Есть учет времени и связка счетов с работами. Но упор исключительно на почасовую оплату. Т.е. не получится выставить счет на фиксированную оплату и сопоставить его с конкретными работами.
3. Юридические системы биллинга. Учитывают специфику адвокатских образований в формате своих шаблонов. Позволяют работать как с фиксированной моделью оплат, так и с почасовой. Основные моменты, на которые стоит обратить внимание: насколько просто/понятно юристу как сформировать счет по проекту? поддерживает ли биллинговая система все модели по которым вы работаете? (например, далеко не все системы адаптированы для работы с абонентским юридическим обслуживанием и взаиморасчетах одновременно в нескольких валютах).

Маркетинг и продажи

На самом базовом уровне CRM-системы можно описать как контактный справочник клиентов объединенный с календарем и планированием задач. Но если правильно подойти к вопросу автоматизации маркетинга и продаж в фирме, от CRM можно получить гораздо больше.

Во сколько вам обходится привлечение новых клиентов с учетом времени партнеров фирмы❓

Какие каналы привлечения клиентов не окупают рекламных затрат❓

Даже если вы можете примерно ответить на эти вопросы, не опираясь на точные цифры - ситуация меняется постоянно. Оперативно принимая решения основанные на точной информации, вы оптимизируете свои маркетинговые расходы и привлекаете больше клиентов, а значит ваша фирма более устойчива и конкурентоспособна.

Многие системы управления юридической фирмой фокусируются исключительно на повышении продуктивности в работе с действующими клиентами и не занимаются вопросами привлечения клиентов и управления потенциальными сделками. Разумно предполагая, что на рынке уже существует масса продвинутых CRM систем с которыми трудно конкурировать. В этом случае будет полезна интеграция вашей CRM системы с системой управления фирмой. Но в юридических фирмах зачастую нет выделенного отдела продаж, и новых клиентов привлекают те же люди, которые потом оказывают клиенту юридическую услугу. Переключаться между несколькими системами, чтобы отразить взаимодействие с одним и тем же человеком - не самый удобный сценарий работы. Именно поэтому мы в Jeffit создали модуль управления сделками и планированием взаимодействий с клиентами.

А.Залесов и партнеры: как автоматизация позволяет расти

Ирина Озолина – старший партнер патентно-правовой фирмы «А.Залесов и партнеры» начала с коллегами выбирать систему ещё до открытия фирмы. Понимая, что сложные дела будут с почасовой схемой оплаты, а типовые услуги по фиксированной цене, необходима была система учёта времени и биллинга, которая умеет работать с разными моделями ценообразования.

Ирина Озолина: «Есть фирмы по типу «домашняя мастерская», а есть «завод». Когда ты работаешь сам на себя и у тебя три клиента, ты можешь обойтись экселем. А когда клиентов 100 и у тебя хотя бы 5 человек, то управлять этим в Excel очень сложно».

К выбору системы отнеслись основательно, смотрели, и западные, и российские решения. Но западные сервисы отпали из-за требований российского законодательства к хранению персональных данных. Среди российских сервисов победил Jeffit, так как в нем очень просто вносить время, он запускается на ноутбуках Apple без необходимости устанавливать средства виртуализации и в нем можно вести биллинг одновременно в нескольких валютах и языках (у А.Залесов и партнеры основные клиенты - глобальные корпорации).

Расчёт оправдался: за два года после запуска компания выросла с 5 до 25 сотрудников.

Сейчас Jeffit используется не только как система учета времени, а как информационное ядро компании.

«Jeffit стал для нас и системой планирования времени, и системой учета задач, системой контроля качества работы сотрудников, системой контроля финансовых поступлений, задолженностей и так далее. Контроль сроков стал нам особенно актуальным с развитием направления ведения делопроизводства по заявкам на выдачу патентов и регистрации товарных знаков. Патентование становится выгодным, если оно массовое. Делопроизводство растянуто не меньше, чем на год. И пока ты патент не получил, у тебя есть определенные вехи, которые ты должен пройти в определенные сроки. И часть этих сроков невозможно восстановить если делопроизводитель их пропустил. Но если у тебя 100 заявок в производстве, ты сам помнить эти сроки не в силах, тебе нужна система, которая помогает их отслеживать», говорит Ирина.