Утилизация — это отношение времени, которое вы потратили на работу, оплачиваемую клиентами, к общему объему доступного рабочего времени. Этот показатель рассчитывается как для юриста, так и в разрезе юридической практики или в целом по компании.
Зачем это мне?
Утилизация времени – это один из важнейших KPI в управлении юрфирмой. Даже если вы работаете по фиксированным расценкам, время сотрудников – это главный ресурс, который определяет как доходы, так и затраты вашей фирмы.
Утилизация помогает принимать управленческие решения, исходя из данных, а не ощущений:
- нанимать новых сотрудников или наоборот сокращать?
- требуется ли перестроить процесс, чтобы делегировать часть работы, не связанной с клиентскими проектами?
- изменить расценки для того, чтобы при прогнозируемой утилизации обеспечить необходимую прибыль?
Как правильно рассчитать утилизацию?
Например, вы за неделю потратили 25 часов на работу, которую оплатит клиент, при этом вы работаете 40 часов в неделю. Ваша утилизация за этот период составит: 25/40 *100% = 62,5%.
Если вы считаете утилизацию по юридической практике или по компании, то в расчет доступного рабочего времени берется количество рабочих часов за период на каждого сотрудника, выполняющего работу, оплачиваемую клиентами.
В доступном времени (знаменателе) не учитывается, например, время маркетолога, который занимается рекламой услуг вашей фирмы. При расчете утилизации за год общее доступное время включает в себя все рабочие дни года, независимо от отпусков или больничных конкретного сотрудника. Например, если сотрудник работает 40-часовую неделю, то общее количество часов за 2025 год, на которые нужно будет разделить оплачиваемое время = 1 972 часа.
Утилизацией оперируют не только юрфирмы практикующие почасовую оплату, но и команды, оказывающие услуги по фиксированной цене. В случае фиксированной стоимости услуг, оплачиваемым временем считается время, потраченное юристами непосредственно на оказание этой услуги. Например, отправили стажера на курсы повышения квалификации – это неоплачиваемое время, стажер делает подборку судебной практики по делу – это оплачиваемые часы.
Какая утилизация считается нормальной для юрфирм и адвокатов?
На этот вопрос не может быть однозначного ответа, так как утилизация зависит от размера компании, ее специфики, аудитории и ценообразования. Например, юрист-одиночка существенную долю своего времени расходует на развитие своей практики и привлечение новых клиентов. В крупной юрфирме существенная часть административной работы и работы по развитию бизнеса делегирована на отдельных сотрудников, чье время не участвует в расчете утилизации. Поэтому норма утилизации в таких организациях, как правило выше.
Средний показатель утилизации по рынку малых и средних юрфирм США в 2024 году составил 37%, это означает американские адвокаты в среднем тратят 3 часа в день на оплачиваемую работу. Отмечу, что в расчете этой статистики преимущественную долю составляли юристы-одиночки и микрофирмы 3-5 сотрудников. Еще необходимо учитывать специфику рынка юридических услуг в США, где преобладает почасовая форма оплаты и средняя ставка часа у адвоката от $250 до $430 в зависимости от штата.
Также норма утилизации скорей всего будет зависеть от должности. Например, для партнеров фирмы этот показатель будет явно ниже, чем для старших юристов, так как много времени партнера уходит на развитие фирмы, привлечение клиентов и проработку стратегии. Стажеры, как правило, тратят больше времени на вспомогательные задачи и на обучение, что тоже снижает их утилизацию.
Будет полезным отслеживать значение этого показателя в динамике и сравнивать его с прошедшими периодами.
Как увеличить утилизацию?
- Внедрить детальный учет времени
Эффективный тайм-трекинг должен учитывать время не только в разрезе сотрудников и проектов, но и в разрезе юридических практик, видов услуг и типов деятельности. Это поможет руководству видеть картину в разрезе всех ключевых направлений и быстрее реагировать на изменения.
При этом важно, чтобы инструмент для учета времени был максимально удобным для юристов. Если система для учета будет сложной, сотрудники могут пренебрегать ее заполнением или искажать данные, что снизит точность анализа и управленческих решений. Оптимальный тайм-трекинг должен органично встраиваться в рабочий процесс, позволяя фиксировать время быстро и без лишних действий.
- Выявить и устранить неэффективные зоны
Часть времени может расходоваться на задачи, которые не приносят ценности бизнесу или выполняются дольше чем необходимо. Например:
- плохо структурированные внутренние встречи;
- не организована или плохо организована отправка корреспонденции;
- отсутствие/неактуальность шаблонов документов.
- Снизить административную нагрузку за счет делегирования и автоматизации
Чем больше времени юристы тратят на административные задачи, тем меньше оплачиваемых часов остается для клиентов. Нагрузку можно снизить:
- делегированием задач ассистенту;
- автоматизацией повторяющихся операций.
Например, Jeffit помогает юридическим фирмам автоматизировать подготовку договоров, отчетов и счетов, ускоряет поиск информации по делам.
- Перестроить свое расписание для более продуктивной работы
Заблаговременное выделение в расписании временных слотов для сфокусированной работы (минимум отвлечений) может помочь вам максимизировать оплачиваемое время, и защитить ваш график от «прожорливых» административных задач.
- Оптимизировать рыночную стратегию и работу с клиентами
Не все клиенты приносят одинаковую прибыль. Для увеличения утилизации полезно:
- анализировать рентабельность дел в разрезе категорий клиентов;
- фокусироваться на сегментах, обеспечивающих больше оплачиваемых часов и стабильные контракты.
В Jeffit рентабельность каждого дела вычисляется автоматически на основании выставленных счетов или актов (выручка) и потраченного времени (себестоимость) сотрудников.
Баланс важнее максимизации
Важно помнить: утилизация – это всего лишь один из показателей эффективности, а не самоцель. Чрезмерное увеличение нагрузки может привести к выгоранию сотрудников, ухудшению качества их работы и росту текучки кадров, что в долгосрочной перспективе снизит прибыль фирмы.
Главная задача – не просто повышать утилизацию, а находить баланс между эффективностью, комфортом работы сотрудников и финансовыми показателями бизнеса.
Заключение
Утилизация времени – это ключевой показатель эффективности юридической фирмы, который помогает управлять ресурсами, оптимизировать рабочие процессы и повышать прибыль.
Однако важно помнить, что максимальная утилизация не всегда означает успех. Если юристы перегружены, это может привести к выгоранию, снижению качества услуг и увеличению текучки кадров.
Использование современных инструментов тайм-трекинга и автоматизации, таких как Jeffit, помогает фирмам находить скрытые резервы эффективности, избавляться от рутинных задач и концентрироваться на работе, приносящей ценность клиентам и бизнесу.