20% современных юридических компании в США — удаленные сотрудники. И хотя в России меньше на порядок, мы чувствуем возросший интерес бизнес-сообщества к использованию удаленной рабочей силы. Давайте рассмотрим основные хитрости в организации распределенных фирм.
Как это у них
Первой зарегистрированной виртуальной юридической фирмой была «Woolley & Co», созданная в 1996 году в Англии Эндрю Вулли. По сути это первопроходец, который появился практически одновременно с интернетом. С тех пор эта концепция распространилась по всему миру и находит поддержку у клиентов, которые ищут более качественный сервис.
Современный пример это компания Axiom в Нью-Йорке. Две тысячи сотрудников на трех континентах. 20 лет компания проповедует ставку на процесс коммуникации и привлекает талантливых юристов и экспертов из разных точек мира. В прошлом году их оборот составил более 330 млн. евро. Это не фрилансеры, в компании работают высокопрофессиональные юристы, но львиная доля работы происходит дистанционно, сотрудники работают по различным схемам, удаленно или могут подключаться к проектам part-time.
Еще один пример новой бизнес-модели — Lawyers on demand (LOD). Глобальный юридический ресурс, созданный юридической фирмой Berwin Leighton Paisner LLP (BLP). В нем используется нетрадиционная внештатная модель для предоставления услуг организациям, нуждающимся в юридической поддержке. Порядка 600 сотрудников LOD работают на проектах как часть внутренних юридических команд или частных фирм.
Для западного мира распределенная работа юридических команд — не тренд, а актуальная реальность.
Как это у нас
В России нет таких громких примеров, которые бы освещались в СМИ, но есть масса интересных удаленных команд, с которыми мы пересекались в своей работе.
Начнем с маленькой истории стартапа. Три юриста основали юридическую фирму. Они мало привязаны к офису, т.к. все трое перегружены, постоянно на встречах и в офисе пересекаются редко. Но им нужно распределять задачи, поддерживать друг друга в некоторых проектах и правильно делить доходы. Получилась мини-распределенная команда, хотя они работают в одном городе и приписаны к одному адресу.
Другой интересный пример со специализацией: арбитражный управляющий, работает в регионе. Ему не хватает клиентов в своем городе и чтобы повысить полезную нагрузку, он масштабируется в разные города своей области. Нанимает помощников, юристов-делопроизводителей. В этой схеме он обеспечивает экспертизу и статус арбитражного управляющего, а они помогают ему быть эффективным сразу в нескольких городах. Крупный российский пример: федеральная юридическая компания, которая работает в 6 крупных городах. В каждом офисе работает 6-10 человек и когда получают крупные проекты, распределяют нагрузку по нескольким городам – отдают часть работы, например, из Екатеринбурга в Новосибирск или наоборот.
Юридическая отрасль инертная и достаточно консервативная, но появление современных технологий значительно упростило юридическую практику для безопасного и эффективного хранения и управления данными и для общения с клиентами на расстоянии. Близость к клиенту или юристов друг к другу в офисе стала гораздо менее важной.
Выгоды распределенных команд
Разумеется, первый напрашивающийся фактор — экономия на заработной плате сотрудников, а так же экономия на издержках офиса. Здесь все понятно и очевидно.
Второй, менее очевидный, но логичный для юристов — снижение транспортных издержек. Когда у вас назначен суд, скажем, во Владивостоке, то имея там штатных сотрудников (или партнеров, с которыми вы договорились о судебном представительстве), вы снижаете транспортные издержки. На сегодняшний день это дополнительная прибыль или даже конкурентное преимущество при поиске клиентов. А в какой-то момент этот фактор перестанет быть преимуществом, а станет must have для юридических фирм.
Третий, не очевидный, но очень важный фактор. На старте, когда нет большой прибыли, которую можно инвестировать в рост, вы сможете за те же деньги найти более ответственного, более квалифицированного специалиста удаленно, чем менее квалифицированного, но рядом. Это тоже сторона экономии, но с другой стороны этой бизнес-задачи.
Таким образом, удаленный способ создания бизнеса - отличная возможность снизить издержки и нанять высококвалифицированный персонал. Изучив, как эффективно управлять удаленными сотрудниками, мы выделили ключевые моменты для достижения лучшего результата.
Как управлять распределенной командой
Организовать общую рабочую среду
Чтобы избежать потерь информации при ведении совместного проекта, нужно сразу прививать культуру совместной работы, в которой все участники видят общую работу с заказчиком. В случае небольшого бизнеса, когда каждый сотрудник делает все – продает, формирует документы, выставляет счета, а затем вносит свои действия в различные сервисы – переключаться через несколько окон категорически неудобно. Выберите единое, устраивающее всех решение: оно объединит задачи и снизит количество лишних действий, а значит и ошибки.
Сейчас существует масса инструментов для удаленной работы. Вот, на наш взгляд, самые интересные:
1. Zoom – групповой видео-чат для совместной работы или онлайн-встреч. Можно записать любую встречу или сразу создать вебинар. Много интересных опций, например расшаривание экрана с мобильного устройства.
2. Slack – корпоративный онлайн-чат для переписки и обмена данными. Работа мессенджера организована несколькими каналами. Каждый канал – это отдельный чат для обмена сообщениями, инструментами и файлами. Организует общение, интегрируется с более 1500 приложениями. Не зря им пользуется более 8 миллионов пользователей в день в 100 странах мира.
3. Trello – система для коллективного мозгового штурма в режиме онлайн. Особенно будет полезна для небольших команд. Реализована по японской системе канбан: карточки с задачами заполняются и вывешиваются на доску, разбитую на списки. Вот так, например, выглядит mindmap этой статьи в Trello.
4. Freelance.ru – тот самый проект, который недавно приобрела "Севергрупп" Алексея Мордашова. Можно быстро найти человека на временную работу, по пожалуй самому большому русскоязычному каталогу. Сайт изначально специализировался на веб-разработке, но мы считаем, что он сильно расширит круг предлагаемых возможностей.
5. Jeffit – ну и конечно же наш специализированный сервис для юристов. Управление персоналом, бюджетом и проектами, CRM. Автоматизирует учет времени и биллинг для юристов, считает аналитику, рентабельность и важные бизнес-метрики. Интегрирован с КАД. Полезная особенность: личный кабинет заказчика и автоматическое внесение новых дел. Доступен на сервере или в облаке, в том числе со смартфонов и планшетов.
Выстроить коммуникации
В дистанционном режиме разрывается эмоциональная связь, которая есть при личном общении. И эту связь, с точки зрения процессов, тоже нужно выстраивать. Выбирая удаленную бизнес-модель, вы лишаетесь возможности общаться с коллегами каждый день по рабочим и общим темам. Поэтому важно создать эффективные каналы для виртуальной командной коммуникации, чтобы избежать недопонимания, как в профессиональных, так и в личных вопросах. Используйте командные инструменты, чтобы всегда быть на связи со своими сотрудниками. Коммуникации должны быть простыми, доступными, легко загружаться и в то же время быть ориентированными на работу.
Определить зону ответственности
Управление удаленными сотрудниками имеет свои особенности из-за того, что вы не можете встретить их лицом к лицу каждый день. Вы не можете полностью контролировать рабочий процесс, находясь на расстоянии, но не должны постоянно беспокоиться о том, что делают сотрудники. Поэтому если вы решите организовать удаленную команду, то у вас точно появится новое дополнительное требование ко всем людям, которых вы нанимаете. Назовем его повышенная ответственность. Ну и для выполнения удаленной работы, можно использовать несколько форм привлечения персонала:
- Фриланс — подходит для выполнения разовых бизнес-задач;
- Аутсорсинг — перекладывание части функций компании на временной или постоянной основе (с точки зрения отношений, чаще это договор подряда);
- Аутстаффинг — выведение сотрудников за штат компании. Интересно организациям на упрощенке, с лимитированным количеством сотрудников (чаще это договор об оказании услуг с организацией подрядчиком).
Наладить бизнес-процессы
Ну и, в качестве резюме, мы приведем несколько типов задач, которые можно закрыть с помощью автоматизации уже сейчас:
- Контроль за распределение задач и проектов для сотрудников
- Административные задачи и их исполнение
- Сбор отчетов по текущему состоянию дел
- Формирование счетов и актов
- Процесс создания документов (например исковые заявления)
- Планирование или поиск судебных заседаний
- Управление дебиторской задолженностью
- Аутсорсинг колл-центра, отправки уведомлений и писем
- Маркетинговая активность
Здравствуйте! В России распределенная команда юристов очень мало устойчивая. Руководитель находит клиентов, а юристы после первого успешного дела переводят клиентов на личные контакты. Руководитель остается без дохода, а юристы нагло требуют еще клиентов. Такая ситуация происходит в небольшом городке. Как преодолеть такую болезнь?
Добрый день. Спасибо за интересный вопрос. Простого и единого для всех рецепта я не знаю. Я бы это болезнью не назвал, это обычная угроза для любой консалтинговой компании, и особенно там, где один сотрудник может полностью закрыть потребности клиента. Проблема актуальна и для крупных фирм, где может отколоться сразу команда и создать конкурирующую фирму. О чем имеет смысл подумать: а) если у юриста есть наглость/потенция заводить клиентов компании полностью на себя — возможно он потенциально способен приносить новых клиентов в фирму и его имеет смысл делать партнером? б) что поменять в процессе поиска и найма сотрудников, чтобы минимизировать вероятность того, что в компании окажется юрист, способный «кинуть» компанию. в) выстроить систему учета времени юристов и при этом нагрузить их работой по полной — если они начнут параллельно вести дела вне компании, это моментально всплывет. г) если вы на старте, клиентов немного — вы очень уязвимы, цена ошибки максимально высока. соответственно имеет смысл искать, либо помощников (которые частично разгрузят вас, но увести клиента им не хватит экспертизы), либо партнера по бизнесу (у которого не будет мотивации самому себе вредить).
Что значит — не хватит экспертизы? Экспертизу проводят только эксперты в экспертных учреждениях. Юридические компании экспертизу не проводят.