Как мотивировать юристов вести учет рабочего времени

Приучить сотрудников учитывать время — непростая история. Особенно если это сложившийся коллектив квалифицированных юристов. Я не раз наблюдал истории, когда инициатива по тайм-трекингу в команде затухала, и через месяц-два мучений, все откатывалось в начальное состояние.

Чтобы ваша команда полностью перешла на учет времени, нужно чтобы этот процесс был супер-простым, вам нужно снять тревогу сотрудников на тему тотального контроля и добиться того, чтобы у людей выработалась новая привычка.

А почему сопротивляются учету времени?

“Этот учет отнимает время и снижает мою продуктивность”

И да, те кто так возражают — правы. Учет чего-либо съедает часть времени и в отличии от интересных творческих задач не дает особого позитива.

Но если ценность полученных данных перевешивает потери в продуктивности — это честная сделка: вы осознанно жертвуете частью продуктивности компании, в обмен на важные знания о бизнесе, которые помогут в дальнейшем. Объяснив сотрудникам, для чего вам требуются данные вы снимете это возражение. Пару абзацев ниже я привожу примеры ответов на вопрос “зачем нам учет”. Стоит потратить время и сформулировать свою версию “зачем” наиболее острую и понятную для ваших коллег.

“За мной будут следить, лезть в мое личное пространство”

Когда дело заходит про учет времени, не так важно что люди говорят, как то, что они чувствуют. Если вы сможете разобраться в эмоциональном напряжении команды, и снять его — вы устраните, наверное, самое большое препятствие на пути внедрения учета времени в ваш рабочий процесс.

В корне проблемы страх: как руководство будет использовать полученные данные?

Если вам скажут, что теперь нужно отчитываться за каждую минуту пока вы находитесь на работе, подозреваю, что вам тоже будет не по себе. А как босс воспримет мои перерывы? Или то, что я пару часов в день трачу на почту и мессенджеры?

Одна проблем, которую предвидят сотрудники — нереалистичные ожидания менеджмента по использованию рабочего времени. Среднестатистический офисный работник продуктивен около 4 часов из 8, остальное время он тратит на перерывы, разговоры с коллегами, чтение новостей, перекусы и т.д.

Как только вы попросите сотрудников учитывать каждую минуту, чтобы руководители могли видеть как они работают, люди начнут стесняться своего расписания и сильно нервничать по поводу увеличивающихся требований к их нагрузке.

Сотрудники предполагают, что как только менеджер увидит реальную картину, на них начнут давить чтобы они работали более эффективно, будут вводить новые жесткие правила, увольнять менее эффективных, блокировать соцсети, делать их рабочую жизнь более стрессовой.

Юристы также боятся, что тайм-трекинг задаст ненормальный рабочий темп, убьет творческую составляющую работы и взаимовыручку. Если я учитываю каждый свой шаг, я дважды подумаю прежде чем сделать перерыв, помочь коллеге, полистать соцсети или сделать еще что-либо, что приносить мне удовольствие от работы и дополнительную энергию. Почему? Когда менеджмент увидит цифры, все начнет вращаться вокруг того, кто больше внес рабочего времени, без учета того, что было реально достигнуто и как.

Когда мы боимся, проще держать оборону и устроить тихий (или не очень) саботаж новым правилам, притвориться что очень хотел начать учитывать, но как-то не пошло. Было совсем некогда. Масса веских причин почему не смог.

Советы как мотивировать юристов учитывать время

1. Обсудить зачем нужен учет

В первую очередь нужно обсудить с коллегами почему это важно для бизнеса и что этот учет может дать непосредственно этому сотруднику. Примеры:

Не забывать выставлять клиенту дополнительные счета за срочные/сверхурочные задачи и тем самым больше заработать. Только не забудьте, чтобы юрист получал бонус в случае таких работ.
Компании важно понимать рентабельность каждого из проектов, чтобы корректировать будущие сделки, зарабатывать больше денег и как следствие иметь возможность платить больше текущим сотрудникам и нанимать квалифицированных коллег (с которыми интересно вместе работать).
Увеличить качество оценки и планирования будущих работ на основе накопленного опыта. Более адекватные сроки, меньше конфликтов в проекте, своевременная диагностика проблем в проекте - меньше необходимость участникам команды жертвовать своей личной жизнью и спасать переработками недостатки планирования.
Регулярный учет времени позволит сотруднику самостоятельно диагностировать свой режим, понять, что и когда отвлекает и мешает его продуктивности (в условиях работы из дома эта самодиагностика становится еще важнее). Ты сможешь самостоятельно улучшить твой рабочий процесс и дисциплину, тем самым избавив себя от необходимости сидеть за ноутбуком поздними вечерами, чтобы успеть сделать то, что нужно было сделать днем.
Меньше отвлекающих вопросов от коллег/руководства: “а чем ты сейчас занимаешься?”, “а когда ты это закончишь?” в самый неподходящий момент, когда ты находишься “в потоке”.

2. Снять напряжение

Нужно объяснить коллегам, что учет времени вводится не для слежки за тем, кто чем занят, не для выявления кто слишком много времени тратит на перерывы/перекуры, и не для того чтобы поставить неадекватные планы по часам.

Вам трекинг нужен чтобы понять куда уходит время и сделать так, чтобы меньше времени тратили на нерентабельные проекты/дела, а больше на те, которые приносят компании деньги.

Демотивировать юристов, которые являются основой фирмы - последнее чего хочет управляющий.

Дайте возможность юристам самим решать, учитывать время через таймеры или вносить его в конце рабочего дня. Вовлекайте их в обсуждение о необходимой и достаточной детализации учета. Делая их соучастниками, соавторами проекта внедрения вы привлекаете их на свою сторону.

3. Сделать учет супер простым и удобным

Чем проще учитывать время, тем вероятнее что юристы будут это делать. Дайте возможность вносить время откуда угодно — с телефона, с ноутбука, из браузера.

Вот пример какие “мелочи” имеют значение при разработке учета времени в Jeffit

Самое важное - сведите к минимуму требования к детализации записей о времени. В большинстве случаев, вам вряд ли потребуется длинное сочинение про все над чем юрист успел подумать и что успел сделать в течение часа. И очень детальный журнал с сотней различных активностей за день вам тоже вряд ли необходим. Чем меньше информации вы требуете, тем меньше сил у сотрудников съест учет.

4. Подготовьте понятные правила как учитывать время

Когда ты впервые начинаешь учитывать свое время, возникает много вопросов, как должны выглядеть записи о времени. Как категоризировать виды деятельности? Какой детализации будет достаточно?

Чтобы с данными можно потом было работать, важно чтобы сотрудники относили время к тому или иному делу / проекту. Дайте коллегам простую схему, чтобы они не тратили свое время на раздумья, что куда отнести. Сложно придумать более изнуряющее занятие, чем регулярное принятие решений куда отнести email переписку - в “проект X с клиентом Y” или во внутренний проект “Рабочая переписка”.

Заранее подготовьте список типовых активностей: “Ознакомление с материалами дела”, “Анализ судебной практики”, “Подготовка юридического заключения” и т.д., чтобы юристы могли запустить таймер для соответствующей активности в пару кликов. Помогите каждому сотруднику настроить его индивидуальный список таймеров по тем проектам и видам деятельности, которыми он будет заниматься ближайшие несколько дней.

На ранней стадии адаптации сотрудников, пока у них не выработалась привычка регулярно учитывать время - чем меньше барьеров, нерешенных вопросов будет, тем вероятнее не произойдут “срывы”.

После того, как вы определились с основными правилами учета - задокументируйте их и сделайте общедоступными для всех сотрудников. Подобная памятка вам поможет не только внедрить систему, но и пригодится в дальнейшем для адаптации новых сотрудников.

5. Ежедневно контролируйте “прогульщиков” и напоминайте

Наша цель - добиться того, чтобы ежедневный учет времени стал у людей привычкой. Для того чтобы привычка сформировалась, среднестатистическим половозрелым homo sapiens требуется около 30 дней. Но это при условии регулярного повторения нового ритуала, без срывов. Понятно, что если вы в течении этих 30 дней в какой-то из дней пропустите и не внесете время - не значит, что все начинать заново. Но если сотрудник не вносит время на этой стадии два дня подряд, в большинстве случаев - это уже осознанное решение саботировать учет.

Как тренер на старте помогает начинающим спортсменам “втянуться”, так и у вас в команде имеет смысл выделить роль “табельщика”, который будет ежедневно контролировать, кто из юристов не внес время за прошедший день - и будет им дружелюбно напоминать о том, что нужно отчитаться.

В Jeffit процедура контроля будет занимать не больше 10 минут даже в фирмах с большим количеством юристов, благодаря специальному отчету “Контроль рабочего времени”.

6. Не используйте собранные данные для премий или штрафов

Не стоит использовать полученные цифры против сотрудников. Если вы начнете поощрять или наказывать на основании статистики по учтенному времени — люди начнут обманывать систему, подгонять часы под желаемый объем, и мало того что вы не получите реальных данных, пострадает и продуктивность юристов.

Нет смысла оценивать работу на основании того сколько времени на нее было потрачено, вместо этого оценивайте результат. Вряд ли, тот сотрудник, который работает сверхурочно чтобы выполнить задачу, лучше того, кто успевает сделать тоже самое, работая меньше 8 часов в день.

Напомню, важно, чтобы юристы доверяли вам и вашей инициативе по учету. Если вы начнете критиковать людей на основании собранных данных, они начнут воспринимать учет времени как угрозу и будут втихую саботировать учет.

Да, полезно выработать нормативы на тему того сколько в среднем часов тратит сотрудник в день на те или иные активности. Эти метрики помогут юристам понять чего вы от них ожидаете. Тем не менее, существует масса причин почему конкретный человек может сильно отклониться от выработанных вами нормативов. Поэтому лучше использовать статистику о времени как повод к обсуждению, а не как личную цель сотрудника. Лимит предполагает наказание, если цель поставленная в часах не будет достигнута. А разговор вокруг собранных данных позволит лучше понять потребности команды и при необходимости помочь или что-то скорректировать в процессах.

Итак, учет времени — вряд ли самое приятное занятие для юристов, особенно когда эта история спускается сверху без особых объяснений. Максимально упростите процесс, обсудите с коллегами почему это важно для компании и для самих сотрудников, организуйте ежедневные проверки данных с напоминаниями и через месяц в вашей фирме процесс учета времени можно будет считать устоявшимся.