Кто не работает, тот не ест

Люди не любят перемены, еще меньше они любят отчетность. Именно поэтому внедрить в компании ПО для учета рабочего времени — задача не из простых. Между тем для того, чтобы верно оценить себестоимость проекта, правильно распределить задачи между сотрудниками, рассчитать бюджет и решить другие управленческие задачи, бизнесу нужны данные, конкретные цифры. Решение этой проблемы мы обсудили с представителем самого инновационного в России юридического департамента и ведущими игроками рынка LegalTech.

Как устроен учет времени в юридических департаментах

Часто говорят, что LegalTech — это не столько компьютерные программы, сколько новые подходы к профессиональной деятельности юриста, ведь хаос автоматизировать нельзя. Для того чтобы рационально выстроить бизнес-процессы, руководство как минимум должно иметь о них представление. Вопрос о том, сколько времени занимает у конкретного сотрудника решение той или иной задачи здесь один из фундаментальных. Только располагая конкретными цифрами, можно посчитать, сколько человеко-часов тратится на тот или иной проект, и выставить заказчику релевантный счет, нанять дополнительных людей в одно подразделение и оптимизировать другое, да и в целом повысить качество управленческих решений. Добыть эти цифры можно только у самих сотрудников.

В разных компаниях эту задачу решают по-разному. Где-то сотрудники отчитываются о проделанной работе в табличке в Excel, где-то под нужды юристов адаптируют универсальную CRM-систему. В юридическом департаменте компании СИБУР работают в системе Jeffit и в ней же отчитываются о том, сколько времени на какую задачу потратили. Юрдеп СИБУРа — один из самых современных в России. Там нет традиционной иерархии с руководителем, его заместителями, руководителями подразделений, зато есть юристы-универсалы и полностью автоматизированная система работы с внутренними заказчиками. Егор Трубников

Учет времени в Jeffit устроен очень просто. Сотруднику достаточно обозначить проект и выбрать, какой именно работой он занимался, учесть можно время в пути, время судебного заседания, время, потраченное на драфтинг документов, переписку, работу в ИТ-системах, звонки, встречи, совещания, командировки, анализ информации. «Например, поступает обращение с одного из наших заводов: спрашивают, что делать с тем или иным договором. В электронной системе заявка тут же попадает к нужному юристу. Он сделает все необходимое, а после забьет в систему данные о том, что конкретно он сделал и сколько времени это заняло. Например, он потратил три часа на анализ информации, 15 минут на телефонные звонки, 45 минут на переписку. И все это в привязке к конкретной сущности — договору», — рассказывает менеджер по управлению договорным процессом СИБУРа и участник конференции  Distant & Digital Егор Трубников.

Полученные данные используются для отладки процессов: например, становится видно, какие предприятия и направления наиболее активно эксплуатируют юристов. Иногда  все логично. Но порой больше всего вопросов к юристам у тех подразделений, которые приносят меньше всех прибыли. Зная стоимость часа работы сотрудника, легко подсчитать баланс. И если он отрицательный — попросить коллег меньше дергать высокооплачиваемых специалистов по пустякам. Опять же, с цифрами в руках легко прийти к руководству и попросить нанять дополнительных людей.

В СИБУРе, как и в большинстве компаний, учет времени не увязывается с премиями или штрафами. Во-первых, это неизбежно подтолкнуло бы людей фабриковать данные, а во-вторых, тот факт, что человек много работает, вовсе не означает, что он работает хорошо. Возможно, он, напротив, недостаточно подготовлен или слабо дисциплинирован. Тем не менее ведение учета как таковое, корректное и своевременное внесение данных в систему — один из KPI сотрудника юрдепа СИБУРа.

Не всегда оценка трудозатрат зависит от честности специалиста. В конструкторе документов «ТурбоКонтракт» время, проведенное за заполнением форм или корректировкой шаблонов, фиксируется автоматически, и его можно легко передать по API в Jeffit или другую систему, отметил основатель проекта «ТурбоКонтракт», партнер и генеральный директор компании «Умная Автоматизация» и участник конференции Distant & Digital Алексей Дьяченко: «Если выбрать конкретную услугу — драфтинг документов, то «ТурбоКонтракт» может предоставить в систему совершенно точные данные о том, кто, что и сколько времени делал с тем или иным фрагментом текста. Коллективная работа с документом — это мы, «ТурбоКонтракт». Документ не в вакууме, не на флешке, а в нашей системе. И мы знаем про документ все. Мы можем включить эту информацию в любой отчет. Поэтому я надеюсь, у нас получится подружиться с Jeffit, создать мощную коллаборацию».

И все же главная задача «Турбоконтракта» не учет времени, а его экономия. Наиболее функциональный на рынке конструктор документов и широкие возможности workflow позволяют фактически забыть о рутине и ручном вводе данных. «Мы проводили замеры чуть ли не с секундомером. И «Турбоконтракт» действительно увеличивает скорость работы приблизительно в два раза. Его достоинства очевидны», – отметил Трубников.

 Как устроен учет времени внешних консультантов

Часто юридические департаменты компаний привлекают для работы над проектом внешних консультантов, поэтому учитывать приходится не только собственные трудозатраты, но и время, потраченное контрагентами. Егор Трубников констатировал, что здесь пока много сложностей: «В России нет универсального решения, позволяющего подрядчику отчитываться о трудозатратах в системе заказчика. Сейчас консультанты отчитываются о времени, потраченном на работу, в самый последний момент, когда уже проблематично выяснить, сколько времени занял конкретный телефонный звонок: 15 минут или два часа, как сообщают в отчете».

Раньше задачу неплохо решало приложение Thomson Reuters Legal Tracker, но сейчас компания фактически ушла с российского рынка, и даже таким монстрам, как юрдеп СИБУРа, пришлось, по словам Трубникова, «вернуться к Средневековью», то есть обычным таблицам. Правда, их заполнение контролирует специально выделенный сотрудник.

По словам основателя и генерального директора компании Jeffit (партнер конференции Distant & Digital) Антона Солдатова, в разных ситуациях проблема учета времени внешних специалистов решается по-разному: «Российские юрфирмы, консультирующие западные корпорации, учитывают свое время в том же Jeffit, а потом выгружают данные в LEDES-файл и отправляют своим заказчикам, для загрузки в любые системы учета. Второй вариант: прогрессивные корпорации, не боящиеся работать в облачных системах, могут дать подрядчику доступ к проекту в Jeffit, только с ограниченными правами. Чаще, это делается для совместной работы, но и проблема учета времени в этом случае решается сама собой». Наконец, по словам Солдатова, инхаус может запросить у подрядчиков информацию об общем объеме работ и внести время внешнего юриста одной строкой.

СИБУР уже работает с двумя надежными подрядчиками по «облачной» схеме, однако, пока не готов давать доступ к системе «всем подряд». «В экосистеме СИБУРа два внешних подрядчика. Первый – компания «Принципиум. Юридические консультанты». Они ведут дела исключительно в Jeffit и в том же Jeffit  отчитываются о затраченном времени. Их KPI связан в том числе с этой отчетностью. Второй подрядчик – компания «Пикта», дочка «Мегафона», которая занимается экспертизой договоров. Они не ведут биллинг, их KPI связан со сроками ответов на обращения и оценкой заявителей, но они тоже работают внутри нашей системы», – рассказал Егор Трубников.

Одно время Jeffit хотел сделать в системе специальный модуль для внешних юристов. Но со временем от этой идеи отказались: ведь тогда юристам из юрфирмы пришлось бы отмечать время одновременно в двух системах: для себя и для заказчика. «Разумнее фиксировать время в своей системе, а заказчику присылать готовую выборку, лучше всего в стандартизированном виде», — отметил эксперт.

Проблема учета времени подрядчиков еще и в том, что большинство российских компаний не сидят в облаках. Те же, кто на это решился, легко могут предоставить контрагентам необходимый уровень доступа к своим CRM.

Как объяснить, почему система учета необходима

Чтобы установить в департаменте такую систему, как Jeffit, нужно подобрать правильные слова на инвесткомитете. По словам Антона Солдатова, имеет смысл сделать упор на нескольких доводах. Первый — деньги. Чтобы грамотно распределить затраты на юристов внутри холдинга, нужно понимать, какой бизнес-юнит сколько потребляет. Экспертная оценка может отличаться от реальной картины в разы.

Как раз на этом строится второй аргумент: биллинг помогает принимать решения на основе данных, а не экспертных оценок. «Приведу пример. У нашего клиента до запуска проекта, было ощущение, что юристы загружены на 150%. Посчитали – оказалось, средняя загрузка в районе 90%. Просто перегруженных сотрудников заметно, они об этом говорят, а те, кто, наоборот, недогружен, помалкивают, ведь их все устраивает. Это существенно искажает картину, и в итоге принимается ошибочное управленческое решение, например, увеличить штат, когда в действительности эффективнее перераспределить нагрузку», — рассказал Антон Солдатов.

Или другой случай: руководитель думает, что договоры отнимают большую часть времени и сил, а после того, как введен учет трудозатрат, становится понятно, что это не более 10% от общего потока задач.

Наконец, учет времени может мотивировать сотрудников. Да, прямо увязывать время работы с деньгами, по мнению Солдатова, не стоит. Однако время можно рассматривать наряду с другими факторами, такими как качество работы, удовлетворенность заказчика. Сотрудники понимают, что, если не внесут данные в систему, у руководства сложится впечатление, что они не заняты, и им дадут дополнительные задачи. Опять же, если отчетность будет публичной, мало кто из работников захочет быть в числе отстающих.

Наконец, качественная цифровая система, позволяющая учитывать трудозатраты, в известной мере защищает юридические департаменты от оптимизации. Юридическая функция относится к бэк-офису, ее вклад в формирование прибыли не всегда очевиден, а потому у топ-менеджмента всегда есть искушение сократить людей, рабочие места, бюджет. Фиксируя решенные задачи, юрдеп укрепляет свои позиции внутри корпорации.

Какую программу для учета выбрать?

Эксперты сходятся в том, что учитывать время нужно в той же программе, в которой юристы работают. Во-первых, люди не тратят время на переход из приложения в приложение, а во-вторых, им не нужно описывать словами задачу и действия, которые были предприняты для ее решения, — все варианты есть в справочнике, достаточно указать потраченное время.

Да, небольшая команда, где требуется только верхнеуровневый учет, вполне может обойтись Excel. Но в крупном департаменте, где персонал решает десятки задач ежедневно, Excel сам по себе будет отнимать у работников слишком много времени. «Чем больше компания, тем сильнее потребность в специализированном решении», — отметил Егор Трубников.

Иногда ИТ-отдел пытается помочь юристам, просто «допилив» свою систему, ту же Jira, адаптировав ее к потребностям «соседей». Это может стать решением на короткое время, но в перспективе все равно дает о себе знать различие предметных областей. В сервис-десках, разработанных для ИТ, просто нет таких понятий, как «контрагент», «договор», «ЕГРЮЛ», «суды».

Приобретая права на программу и тем более разрабатывая ее самостоятельно, компания наращивает активы, увеличивает свою бухгалтерскую стоимость. Однако в конечном счете капитализацию увеличивает не наличие программы, а зрелость процессов, напомнил Антон Солдатов: «Если инвестор видит, что юридическая функция cost effective, он понимает, что у него на одну проблему меньше. Если учета нет и все строится на ощущениях, а понять, кто и как работает, невозможно, это указывает на то, что процессы выстроены плохо, и вселяет закономерный пессимизм».

Копия статьи сайта The Paragraph.

Теперь читайте нас в Telegram: https://t.me/jeffit_ru